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17/04/2026La gestión de nóminas es una de las tareas más delicadas para cualquier empresa. Un error en el cálculo de las cotizaciones o en las retenciones del IRPF puede derivar en sanciones y conflictos laborales. En esta guía te explicamos cómo hacerlo correctamente.
¿Qué es una nómina y qué debe incluir?
La nómina es el documento que acredita el pago del salario al trabajador. Legalmente debe incluir:
- Datos de la empresa y del trabajador (nombre, DNI, categoría profesional, grupo de cotización).
- Período de liquidación.
- Devengos: salario base, complementos salariales y extrasalariales.
- Deducciones: cotizaciones a la Seguridad Social e IRPF retenido.
- Líquido total a percibir (salario neto).
- Firma y sello de la empresa.
Tipos de cotizaciones y retenciones en 2026
En 2026 las cotizaciones a la Seguridad Social se dividen entre empresa y trabajador:
| Concepto | Empresa | Trabajador |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60% | 4,70% |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5,50% | 1,55% |
| Formación profesional | 0,60% | 0,10% |
| FOGASA | 0,20% | — |
Además, hay que aplicar la retención de IRPF, que varía según el salario anual del trabajador y sus circunstancias personales (situación familiar, discapacidad, etc.).
Modelos que debe presentar la empresa
- Modelo 111: retenciones trimestrales del IRPF de trabajadores y profesionales.
- Modelo 190: resumen anual de las retenciones practicadas.
- TC1 / Sistema RED: cotizaciones mensuales a la Seguridad Social.
- Modelo 345: para planes de pensiones de empleo, si aplica.
Errores más comunes en la gestión de nóminas
- Calcular incorrectamente el grupo de cotización del trabajador.
- No actualizar el salario mínimo interprofesional (SMI) cuando se modifica.
- Olvidar incluir complementos salariales pactados en convenio.
- Aplicar una retención de IRPF inferior a la que corresponde.
- No registrar correctamente las horas extraordinarias.
¿Merece la pena externalizar la gestión de nóminas?
Para la mayoría de pymes, externalizar la gestión de nóminas a una gestoría especializada supone un ahorro significativo de tiempo y reduce el riesgo de errores. Además, te garantiza que siempre estarás al día con los cambios normativos en materia laboral y de Seguridad Social.
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